files/2014/Design2014/HMS.jpg

Elektronisk HMS- og krisehåndteringssystem

Sikkerhetsledelse har tatt på alvor at dataverktøy innen HMS, sikkerhet, beredskap og krisehåndtering kan oppleves komplisert for brukerne. Vi har derfor i samarbeid med Lettstyrt AS på Fornebu utviklet et enkelt og svært brukervennlig webbasert dataverktøy for HMS og krisehåndtering (HMSK-system). Lettstyrt har lang fartstid innen utvikling og drift av særskilt brukervennlige portalløsninger.

Datamaskin, nettbrett og mobil som viser skjermbilder av Elektronisk HMS- og krisehåndteringssystem

Leveransebeskrivelse

Endringene av trusselbildet i vårt samfunn har bidratt til at lovverket er endret. Myndighetene har de siste årene presisert at helse, miljø og sikkerhet er fundamentet for utvikling av en sikkerhets- og beredskapskultur. Sikkerhetsledelse har alltid jobbet etter dette prinsippet - HMS-arbeidet skal ivareta sikkerhet, beredskap og krisehåndtering inkludert forebygging og håndtering av tilsiktede uønskede handlinger i virksomheten. Se Internkontrollforskriften § 1 Formål. HMSK-systemet ivaretar risikostyringen og driften av HMS, sikkerhet, beredskap og krisehåndtering på en oversiktlig og lettfattelig måte.

HMS-modulen består av HMS-plan, forebyggende prosedyrer innen HMS- og sikkerhetsområdet, skjemaer, sjekklister og avvikssystem. HMS-systemet ivaretar kravene i Internkontrollforskriften § 5 og HMS-lovgivningen for øvrig, og dekker gjeldende dokumentasjonskrav. Tiltaksplan lokal beredskapsgruppe og scenariobaserte tiltakskort utgjør i hovedsak planen for 1. linje beredskap, og er en del av HMS-modulen. 

Krisehåndteringsmodulen består av beredskapsplan for sentral beredskapsgruppe med tilhørende scenariobaserte tiltaksplaner, suksesskriterier og operasjonslogg. Modulen har varslingssystem for sms og epost, som sikrer at dere når raskt ut til ansatte, pårørende, kunder, leverandører mv.

Alle dokumentene er i word og excel, som tilpasses enkelt til deres ønsker og behov.

HMS-arbeidet har som formål å forebygge sykefravær, personskader og tap av verdier, og skal bidra til et positivt arbeidsmiljø, økt trygghet for de ansatte og verdiskapning for virksomheten. Formålet med krisehåndtering er å sikre personer, miljø, omdømme, drift, materiell og øvrige verdier, bringe krisen til opphør og minimere tap. HMSK-systemet er et viktig verktøy i dette arbeidet.

Nettbrett som viser Elektronisk HMS- og krisehåndteringssystem 


Fordelene med HMSK-systemet fra Sikkerhetsledelse

  • Svært enkelt og brukervennlig
  • Effektivt og tidsbesparende
  • Tilgangen til HMSK ved én pålogging
  • Tydelige knapper til moduler og områder i samme skjermbilde - et oversiktlig brukergrensesnitt
  • HMS-arbeidet styres kun fra én side – HMS-planen med oversikt over alle HMS-oppgaver, tidsfrister, ansvar, tilknyttede dokumenter og avviksregistrering
  • Webbasert og tilgjengelig på alle plattformer - mobil, nettbrett og pc/mac
  • Systemkravene i Internkontrollforskriften § 5 er ivaretatt
  • Sikkerhet og beredskap for tilsiktede uønskede handlinger er en vesentlig del av systemet
  • God kontroll og full oversikt over alle oppgaver
  • Avvikssystem som også er knyttet direkte til de faste oppgavene. Full oversikt over uønskede hendelser, nestenulykker, feil og mangler. Tidsforbruk for å melde avvik er maks 1 minutt
  • Varslingssystem for sms og epost. Sikrer rask varsling/informasjon til ansatte, pårørende, kunder, samarbeidspartnere mv
  • All historikk er lett tilgjengelig og søkbar
  • Gir alle i virksomheten med tilgang oversikt over HMS-planen og hvordan HMS-arbeidet er organisert med tilhørende HMS-prosedyrer mv
  • Forskjellige tilganger for systembrukere og ansatte
  • Dokumentmaler innen HMS-, sikkerhets- og beredskapsområdet, herunder sentral og lokal beredskapsplan, er inkludert. Enkelt å tilpasse egen virksomhet og ikke minst tidsbesparende. Sikkerhetsledelse bistår ved behov
  • Revisjon av systemet og endring av dokumenter er enkelt


Fleksibilitet

Det webbaserte styringsverktøyet HMSK tilpasses deres behov. Verktøyet kan utvides med en sikkerhets- og beredskapsmodul og moduler kan fjernes. Sikkerhets- og beredskapsmodulen er bygd opp med en årsplan med alle faste oppgaver tillagt Risk Manager, sikkerhetssjef eller andre relaterte funksjoner, avviksrapportering og ansvar. Alt i samme skjermbilde og bygd opp som HMS-modulen.

 

Skjermbilde av beredskapsplan


Prosess

Sikkerhetsledelse har en fast arbeidsmodell som benyttes ved utvikling og implementering av HMSK-system for virksomheter.

  1. Etablering:
    Overordnet oppsett av HMSK-systemet legges inn for deres virksomhet, inkludert maler for HMS- og krisehåndteringsdokumenter.
    Alle ansatte/brukere implementeres i systemet.
    Opplæring i bruk gjennomføres ved deres virksomhet, alternativt nettbasert. Vi bruker den tiden dere trenger for en sikker innføring av HMSK-systemet. 

  2. Abonnement, som inkluderer løpende:
    Datasupport og oppgraderinger til nye versjoner av HMSK-systemet.
    Faglig rådgivning pr telefon og epost innen HMS, sikkerhet, beredskap og krisehåndtering.

  3. Utarbeidelse av dokumenter:
    I HMSK-systemet ligger det maler for HMS- og krisehåndteringsdokumenter, herunder komplett beredskapsplan, som dere kan tilpasse egen virksomhet. Dersom dere ønsker bistand til utarbeidelse av dokumentene, gjelder følgende prosess:
      • Risikovurdering HMS: HMS-rådgiver fra Sikkerhetsledelse stiller til møte hos dere, hvor vi sammen med ledelse og ansattrepresentanter, gjennomfører en risikovurdering for deres virksomhet. Alternativt kan dette gjennomføres som et nettbasert møte. Møtets varighet er normalt inntil 3 timer. Lover og forskrifter: HMS-rådgiver utarbeider oversikt over alle lover og forskrifter som gjelder innen HMS-området for deres virksomhet. De viktigste kravene i HMS-lovgivningen legges inn i respektive HMS-dokumenter.
      • HMS-plan: HMS-rådgiver utarbeider forslag til årsplan med periodisering av alle lovpålagte HMS-oppgaver.
      • Dokumenter: Basert på resultatet av risikovurderingen og gjeldende lover og forskrifter, utarbeider HMS-rådgiver utkast til prosedyrer, skjemaer, sjekklister mv. Beredskapsplanen i krisehåndteringsmodulen utarbeides. Dokumentene oversendes dere for en intern gjennomgang. HMS-rådgiver sluttfører alle dokumentene etter kommentarer/innspill fra dere, og legger disse inn i det elektroniske HMSK-systemet.

  4. Etablering av HMSK:
    Overordnet oppsett av HMSK-systemet legges inn for deres virksomhet.
    Alle ansatte/brukere implementeres i systemet.
    Opplæring i bruk gjennomføres ved deres virksomhet og/eller via fjernstøtte. Vi bruker den tiden dere trenger for en sikker innføring av HMSK-systemet

 

Nominasjonsdokument


Priser

Etablering inkl maler for HMS- og krisehåndteringsdokumenter/-planer: Fra kr 7.000,-.

Abonnement: Fra kr 500,- pr mnd. Abonnementet inkluderer fri datasupport og rådgivning pr telefon/epost innen fagområdene HMS, sikkerhet, beredskap og krisehåndtering.

Utarbeidelse av alle HMSK-dokumenter inkludert lokal og sentral beredskapsplan, tilpasset deres virksomhet: Fra kr 22.000,-.

Prisene er eks mva. 


Bindingstid

Bindingstiden for deres virksomhet ved avtaleinngåelse er satt til 12 måneder. Ved oppsigelse av avtalen vil alle dokumentene i HMSK-systemet oversendes dere, mens tilgangen til HMSK-systemet, herunder avvikssystemet og varslingssystemet, vil opphøre.


Ta kontakt med oss i dag for en gjennomgang av HMSK-systemet, post@sikkerhetsledelse.no - tlf 66 10 99 40.


Hvordan produktet er spesielt utviklet for å etterkomme et markedsbehov og tilføre verdi

Formålet med utviklingen av styringsverktøyet:

  • Integrere sikkerhet, beredskap og krisehåndtering som del av HMS-systemet. HMS-arbeidet lever ofte sitt "eget liv", uavhengig av sikkerhet, beredskap og krisehåndtering. En helhetlig risikostyring, hvor alle fire områdene er samkjørt, gir et samlet risikobilde og en bedre oversikt over forebyggende og risikoreduserende tiltak. Dette vil bidra til at det blir enklere å velge og dimensjonere kosteffektive kombinasjonsløsninger av menneskelige, teknologiske og organisatoriske sikringstiltak, og ikke minst revidere systemet med mål om å fastslå om det er overensstemmelse mellom gjeldende krav og det faktiske HMS-, sikkerhets- og beredskapsnivået.
  • Skape et nytt og unikt verktøy for gjennomføring av HMS, sikkerhet, beredskap og krisehåndtering for ulike bedrifter - også de små. Vi vil gjennom styringsverktøyet aktivt påvirke hvordan virksomheter arbeider gjennom å bedre kommunikasjon, sikkerhet og arbeidsflyt, samt gi umiddelbar varsling om uønskede hendelser. Verktøyet vil gjøre det enklere for virksomheter å overholde lover og regler uten å bruke mye tid på innføring og bruk av systemet.
  • Gjøre styringsverktøy innen HMS, sikkerhet, beredskap og krisehåndtering optimalt brukervennlig. Programmering av verktøyet med fokus på at sluttresultatet må være svært brukervennlig, har vært grunnleggende i utviklingen av HMSK. Vi har nådd målet om å skape et enkelt, oversiktlig og selvforklarende brukergrensesnitt, hvor man med færrest mulig tastetrykk kommer dit man ønsker. Vi har i særlig grad tatt hensyn til at brukerne ikke har HMS, sikkerhet og beredskap som del av sin kjernevirksomhet, og at systemet må kunne brukes av alle ansatte uavhengig av IT-kunnskaper. Brukervennligheten er den viktigste egenskapen i HMSK.

Bidrag i et samfunn med et endret trusselbilde:

  • Trusselbildet i samfunnet er under endring. Hendelser de siste årene i flere europeiske land underbygger dette. HMSK er en ny måte å integrere sikkerhet, beredskap og krisehåndtering som del av HMS-systemet. Vi ønsker at dette skal bidra til økt forståelse og eierskap til hvilke alvorlige hendelser som kan berøre virksomheten, og ikke minst hvordan virksomheter og ansatte kan forebygge og redusere konsekvensene ved en trusselsituasjon/hendelse på en systematisk og helhetlig måte. Vi mener at fremtiden vil underbygge behovet for dette ytterligere.

Tids- og ressursbesparende:

  • Under utviklingen av HMSK er det ivaretatt hensynet til at det i økende grad vil bli stilt krav til effektivitet i en allerede hektisk arbeidshverdag for mange virksomheter. Videreutviklingen og nye versjoner av HMSK vil derfor i samme grad være innovativ, fremtidsrettet, moderne og særdeles brukervennlig. Dette for at alle, uavhengig av kompetanse, effektivt kan benytte styringsverktøyet.

Fremtidsrettet:

  • Når virksomheter utvikler seg med flere lokasjoner, flere ansatte og en mer automatisert drift med tilhørende endret risikobilde, vil behovet for ytterligere systematisering og forenklinger være påkrevd. HMSK og utviklingen av fremtidige versjoner vil ta høyde for dette behovet. Vi vil alltid være opptatt av en kombinasjon av godt design og enkel utforming samtidig som at den dekker alle behovene som markedet har.
Produkter